Kantselei põhimäärus

7.04.14

                                                                                                                                                                                   

Viljandi Maavalitsuse kantselei 
PÕHIMÄÄRUS

I  ÜLDSÄTTED

1.      Viljandi Maavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) on Viljandi Maavalitsuse (edaspidi maavalitsus) struktuuriüksus, mis juhindub oma töös õigusaktidest, maavanema korraldustest ja käesolevast põhimäärusest.

2.      Kantselei struktuuri, koosseisud ja palgad ning teenistujate ametijuhendid kinnitab maavanem korraldusega.

3.      Kantseleis kasutuses olevad pitsatid on:

3.1.   väikese riigivapi kujutisega pitsat, mida kasutatakse maavalitsuse asjaajamises;

3.2.    väikese riigivapi kujutisega pitsat, mida kasutatakse perekonnaseisutoimingute tegemiseks;

3.3.   kantselei nimetusega pitsat, mida kasutatakse dokumentide ärakirjade lihtkirjalikul tõestamisel ning personalialases dokumentatsioonis.

4.      Kantselei koosseisus on rahvastiku toimingute talitus.

5.      Kantselei teeb oma ülesannete täitmisel koostööd maavalitsuse teiste struktuuriüksustega.

 

 

II ÜLESANDED

Kantselei tegevused vastavalt temale pandud põhiülesannetele on:

 

6.      Asjaajamise ja arhiivinduse korraldamisel:

6.1.   korraldab maavalitsuse asjaajamist, sh võtab vastu ja registreerib korrespondentsi, korraldab dokumentide ringlust maavanema ja tema määratud täitjate vahel;
korraldab kodanike vastuvõttu maavanema juurde;

6.2.   avalikustab kõik dokumendid vastavuses isikuandmete kaitse ja avaliku teabe seadusega;

6.3.   korraldab maavanema korralduste ja muude dokumentide  säilitamist vastavalt arhiiviseadusele ja selle rakendusaktidele;

6.4.   haldab maavalitsuse  arhiivi, tagab dokumentide arhiveerimise; säilitab nende asutuste, mille õigusjärglaseks maavalitsus on, arhiivifonde ning väljastab nende põhjal arhiiviteatisi;

6.5.   korraldab maakonna sümboolika kasutamist ja Viljandimaa Vapimärgi väljaandmist;

6.6.   korraldab ja koordineerib maavalitsuse mainekujundusalast tegevust ja maavalitsuse avalikke suhteid.

 

7.      Õigusalase teenindamise korraldamisel:

7.1.   korraldab maavanema  ja maavalitsuse osakondade õigusalast teenindamist;

7.2.   kontrollib maavanema korralduste eelnõude  vastavust õigusaktidele;

7.3.   koordineerib õigustloovate aktide eelnõude ja ettepanekute kohta esitatavate maavalitsuse arvamuste ettevalmistamist;

7.4.   tagab temale arvamuse andmiseks esitatud või tema koostatud dokumentide juriidilise korrektsuse;

7.5.   kontrollib kohaliku omavalitsuse üksikaktide vastavust seadusele ja muudele õigusaktidele;

7.6.   ajab kohtuasju maavalitsuse pädevuse piires, kindlustab esindajate osalemise kohtutes maavalitsuse tegevust puudutavate asjade läbivaatamisel, valmistab ette kohtusse esitatavaid materjale;

7.7.   esindab volituse alusel maavanemat notariaaltoimingutes.

 

8.      Personalitöö korraldamisel:

8.1.   koordineerib maavalitsuse struktuuri ja koosseisude väljatöötamist;

8.2.   planeerib personali koosseisu ning koordineerib personali värbamist ja valikut;

8.3.   koordineerib maavalitsuse sisemist töökorraldust puudutavate kordade väljatöötamist;

8.4.   koordineerib osakondade põhimääruste ning teenistujate ametijuhendite väljatöötamist;

8.5.   korraldab personalitööd, sh personalialase dokumentatsiooni vormistamine;

8.6.   koordineerib ja korraldab maavalitsuse personali arendus- ja koolitustegevust;

8.7.   koordineerib ametnike arenguvestluste läbiviimist.

 

9.      IT-alase teenindamise korraldamisel:

9.1.   korraldab infosüsteemidealast koostööd maakonnas;

9.2.   tagab maavalitsuse infosüsteemi arendamise ja funktsioneerimise;

9.3.   tagab kasutajatoe olemasolu ja toimimise maavalitsuses;

9.4.   korraldab andmeturbe ja tagab tarkvara litsentseeritusse;

9.5.   tagab maavalitsuse igakülgse tehnilise teenindamise;

9.6.   haldab maavalitsuse veebilehte.

 

10.  Töökorralduse ja haldusküsimuste korraldamisel:

10.1. tagab maavalitsuse hoonete ja maa-ala haldamise ja korrashoiu, kapitaal- ja jooksva remondi planeerimise ja korraldamise;

10.2.  tagab töötingimused (soojus, vesi, elekter, side) ja inventari soetamise osakondadele;

10.3.  tagab tuleohutuse ja valve korraldamise;

10.4.  tagab maavalitsuse ametiautode kasutamise ja nende tehnilise seisukorra kontrolli.

 

11.  Finants- ja raamatupidamise arvestuse korraldamisel:

11.1.  koondab tulude ja kulude alusdokumendid ja esitab juhtimisarvestuseks vajalikud dokumendid raamatupidamise ja personaliarvestuse osakonnale;

11.2.  jälgib, kontrollib ja analüüsib maavalitsuse eelarve täitmist;

11.3.  teostab vajadusel pädevuse piires järelevalvet kohalikele omavalitsusüksustele riigieelarvest eraldatud sihtotstarbeliste vahendite  kasutamise üle koostöös maavalitsuste teiste osakondadega;

11.4.  korraldab muude maksmisele kuuluvate dokumentide ja müügiarvete koostamiseks või muude nõuete ja tulude arvelevõtmiseks vajaliku dokumentatsiooni edastamist raamatupidamise ja personaliarvestuse osakonnale;

11.5.  korraldab varade liikumisega seotud dokumentide kontrollimise ja esitamise raamatupidamise ja personaliarvestuse osakonnale;

11.6.  korraldab hoonete ja maavalitsuse kasutuses oleva muu vara (v.a. IT vara)  kasutamist ja korrasolekut ning teeb ettepanekuid vajadusel vara soetamiseks; võõrandamiseks või maha kandmiseks;

11.7.  korraldab riigihangete planeerimist ja aruandlust.

 

12.  Maatoimingute korraldamisel:

12.1.  korraldab maa munitsipaalomandisse andmist, MRS § 22 lõikes 12 sätestatud maa erastamist ja MRS § 31 lõikes 2 nimetatud maa ajutiseks kasutamiseks andmist;

12.2.  korraldab riigile kuuluva maa piiratud asjaõigusega koormamist;

12.3.  teostab järelevalvet maa tagastamise üle ja riikliku järelevalvet maakorralduse seaduslikkuse üle vastavalt maakorraldusseaduse § 3 lõikele 2;

12.4.  esindab riiki maaparandusühistutes kohustusliku liikmena;

12.5.  nõustab omavalitsusorganeid ja avalik-õiguslikke isikuid maatoimingutega seotud küsimustes;

12.6.  korraldab nõusoleku andmist maa riigi omandisse jätmise korra p 21 nimetatud tegevusteks.

 

13.  Riigivara valitsemise korraldamisel:

13.1.  peab riigivarade arvestust maavalitsuses, suhtleb riigivara registriga;

13.2.  tagab riigivaraga valitsemist korraldava komisjoni tehnilise teenindamise;

13.3.  mittevajaliku riigivara võõrandamise toimingute teostamine vastavalt riigivaraseadusele;

13.4.  võtab arvele ja käitleb konfiskeeritud ja pärimisõiguse alusel riigile üleantud vara;

13.5.  täidab hüpoteegipidaja ülesandeid, kooskõlastab raiemahud kinnistutel, mida koormab riigi kasuks seatud hüpoteek. Osaleb kinnistute jagamisel ning hüpoteekide jagamisel ja lõpetamisel;

13.6.  peab arvestust maa järelmaksuga erastamiste üle. Võtab tarvitusele abinõud võlgade vältimiseks, vajadusel esitab  andmed maavalitsuse juristidele võlgade sissenõudmiseks kohtu kaudu;

13.7.  osaleb maade müügi enampakkumisel;

13.8.  peab arvestust hoonestusõiguse ja kasutusvalduse lepingutega seotud tasude maksmise üle;

13.9.  esindab maavalitsust täitemenetluse toimingutes;

13.10.  esindab maavalitsust riigile kuuluva piiratud asjaõiguse koormamise tehingutes;

13.11.  esindab riiki lähtudes eluruumide erastamise seadusest korteriomandite seadmisel;

13.12.  esindab riiki hoonestusõiguste võõrandamisel.

 

14.  Rahvastiku toimingute talitus:

14.1.  registreerib sünde ja surmasid, kinnitab abielude sõlmimist ja lahutamist ning teeb sellest tulenevalt rahvastikuregistrisse perekonna- ja nimeõiguslikke muudatusi kajastavaid kandeid;

14.2.  võtab vastu ja menetleb uue isikunime andmise avaldusi;

14.3.  muudab ja parandab rahvastikuregistrisse kantud andmeid;

14.4.  teeb andmehõivekandeid perekonnaseisuaktide, kohtulahendite ja välisriigi perekonnaseisu-dokumentide alusel;

14.5.  säilitab perekonnaseisuakte ja perekonnakirju  ning  annab väljavõtteid perekonnaseisuandmetest ja ärakirju perekonnakirjadest;

14.6.  väljastab rahvastikuregistri väljavõtteid;

14.7.  juhendab kohalike omavalitsuse üksuste ametnikke ja vaimulikke perekonnaseisutoimingute tegemise küsimustes;

14.8.  korraldab koostöös Siseministeeriumiga kohaliku omavalitsuse üksuste perekonnaseisuametnike koolitust ja eksamit;

14.9.  teostab järelevalvet vaimuliku poolt abielu sõlmimisega seonduvate perekonnaseisutoimingute tegemise seaduslikkuse üle;

14.10. teostab järelevalvet valla- või linnavalitsuse perekonnaseisutoimingute tegemise seaduslikkuse üle.

 

15.  Oma põhiülesannete kõrval kantselei:

15.1.  koordineerib maavalitsuse arengudokumentide väljatöötamist ning koordineerib ja kontrollib osakondade tegevuskavade koostamist;

15.2.  teenindab maakonna valimiskomisjoni;

15.3.  kooskõlastab ja korraldab maavanema vastuvõttude, visiitide, kohtumiste ette-valmistamist;

15.4.  korraldab maavalitsuse nõupidamisi;

15.5.  nõustab vajadusel kohalikke omavalitsusi oma ülesandeid puudutavates küsimustes;

15.6.  täidab riigi asutatud sihtasutustes asutajaõiguste teostaja ülesandeid.

 

III  STRUKTUUR   JA  JUHTIMINE 

16.  Kantselei struktuur on järgmine:

 

  kohtade arv
avalike suhete nõunik -1
jurist -2
personalispetsialist -1
spetsialist -1
arhivaar -0,75
IT- spetsialist -1
finantsnõunik -1
halduse peaspetsialist -1
riigivara peaspetsialist -1
autojuht -1
majahoidja -1
valvur -0,5
Rahvastiku toimingute talitus
talituse juhataja -1
peaspetsialist-perekonnaseisuametnik -1
spetsialist-perekonnaseisuametnik -1

 

17.  Kantseleid juhib maasekretär, kelleks võib olla üksnes juriidilise kõrgharidusega isik ja kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist maavanem, ära kuulanud riigisekretäri arvamuse. 

 

18.  Kantselei   teenistujad:

18.1.  lähtuvad oma töös lisaks õigusaktidele, maavalitsuse sisemist tööd reguleerivatest kordadest, oma  ametijuhendist/töölepingust ning avaliku teenistuse eetikakoodeksist ja üldtunnustatud heast tavast;

18.2.  vastutavad oma tööülesannete nõuetekohase ja tähtaegse täitmise eest;

18.3.  kooskõlastavad töö ajast või maavalitsuse kulul toimuva täienduskoolituses osalemise eelnevalt maasekretäriga ja personalispetsialistiga;

18.4.  võivad kasutada kantselei ja ametinimetusega visiitkaarti;

18.5.  võivad vaidlustada maasekretäri otsustused maavanema ees;

18.6.  suhtlevad oma tööülesannete piires riigi ja KOV asutustega ja eraõiguslike isikutega;

18.7.  tööülesannete täitmisel tekkinud vajadusega võivad oma nimel välja saata informatiivse sisuga kirju.