Isikuandmete töötlemine

9.01.14

Teave dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta Viljandi Maavalitsuses 

 

1.  Üldine teave:

 

Töö käigus koguneb maavalitsusele isikuandmeid, sealhulgas eraelulist teavet.

 

Sellist teavet koguneb, kui

-         saadate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude;

-         olete mõne menetluse osapooleks;

-         kandideerite meile tööle;

-         soovite oma andmetega tutvuda;

-         külastate maavalitsuse veebilehte või osalete küsitlustes.

 

Isikuandmetele juurdepääsu on seadus kitsendanud. Püüame maavalitsuse sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks.

 

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse.

 

2.  Menetlustest ja teabele juurdepääsu piiramisest:

 

2.1.  Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

 

Teie isikuandmeid kasutab maavalitsus Teile vastamiseks. Kui maavalitsus peab vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

 

Kirjavahetuse andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris Delta. Sealt on näha kirja saatja ja pöördumise fakt ning kirja liik – selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita isikuandmeid sisaldava kirja täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Avaldus" või „Teabenõue" ning saatja nimi.

 

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui soovitakse Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitatakse teabenõue, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katab maavalitsus kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

 

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab maavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

 

Kui olete saatnud maavalitsusele selgitustaotluse või märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teavitame kindlasti ka Teid.

 

Eraisikutega peetavat kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

 

2.2.  Kaebuse või vaide läbivaatamine

 

Teie isikuandmeid kasutatakse asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldatakse kaebuse või vaide esitaja isikuandmed üksnes asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

 

Kui olete meile saatnud kaebuse või vaide, mille läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

 

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

-         e-posti teel (reeglina e-kirju ei krüpteerita);

-         posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ja kirja saajal);

-         faksi teel (üldjuhul isiku soovil).

 

Maavalitsus kasutab kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

 

Kaebuste või vaiete andmestik on seaduse kohaselt nähtav maavalitsuse internetipõhises dokumendiregistris Delta.  Sealt on näha kirja saatja ja pöördumise fakt ning kirja liik – kaebus või vaie. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita delikaatseid andmeid sisaldava dokumendi täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Kaebus" või „Vaie" ning saatja nimi.

 

Kaebused või vaided ja sellealane kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

 

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otse seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

 

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

 

Kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi.

 

2.3.  Väärteomenetlused

 

Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib Väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga.

 

Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

 

Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

 

Maavalitsus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Kasutame seda väärteomenetluste läbiviimiseks, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteemi saab siseneda üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.

 

Maavalitsuse dokumendiregistris tähistatakse väärteomenetluste asjus eraisikutega peetava kirjavahetuse osas dokumendi saaja või saatja üksnes initsiaalidega, mitte nimega. Sellisel dokumentatsioonil on sarjapiirang – teabenõude esitamisel vaatame üle, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult väljastada. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse  §-s 35.

 

Erinevalt ettekirjutustest ja vaideotsustest me väärteootsuseid oma võrgulehel ei avalda. Jõustunud väärteootsuseid võib küsida teabenõude esitamisega. Ka jõustunud väärteootsusel võib olla juurdepääsupiiranguid. Avalik on väärteo korras karistatu nimi ja isikukood, teiste isikute andmeid ei avalikustata.

 

Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel – alused on väärteomenetluse seadustiku §-s 62. Jätame maavalitsusele õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi.

 

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud. Andmeid  saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras. 

 

Väärteotoimikut säilitab maavalitsus 5 aastat. Selle tähtaja ületanud toimikud kuuluvad hävitamisele.

 

2.4.  Delikaatsete isikuandmete töötlemine

 

Maavalitsusest on kantud Andmekaitse Inspektsiooni  vastavasse registrisse delikaatsete isikuandmete kaitse eest vastutav isik. Registrikanded on avalikud, neid saab vaadata Andmekaitse Inspektsiooni  võrgulehel.

 

Delikaatsete isikuandmete kaitse eest vastutav isik peab „Isikuandmete töötleja andmetöötlemise registrit", mis sisaldab andmeid isikuandmete töötleja kohta,  viidet õiguslikule alusele, töötlemise eesmärki, isikuandmete koosseisu, isikute kategooriat, kelle andmeid töödeldakse, isikuandmete allikaid, isikuid või nende kategooriaid, kellele isikuandmete edastamine on lubatud. Kõiki delikaatseid isikuandmeid töötlevaid ametnikke on valdkonda reguleerivatest õigusaktidest informeeritud.

 

2.5.  Maavalitsusse tööle kandideerimine

 

Teenistuja valimisel:

-         lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;

-         eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;

-         kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;

-         kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;

-         teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;

-         mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame vaidlustamistähtaja jooksul (1 aasta);

                -         kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 

2.6.  Veebilehe külastamine, küsitlustel osalemine

 

Kui te üksnes külastate maavalitsuse veebilehte, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed

-         Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP aadressiga);

-         Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;

-         Külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

 

Me ei seo IP aadresse isikut tuvastava teabega ning avaldame neid üksnes isikustamata kujul. Kogume ja säilitame andmeid, millist osa võrgulehelt külastate ja kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal võrgukeskkonda arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.

 

2.7.   Õigus oma andmetega tutvuda

 

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida maavalitsus on Teie kohta kogunud. Võimaluse korral väljastame andmed Teie soovitud moel viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu tuleb taotlus esitada omakäeliselt kirjutatuna või digitaalselt allkirjastatuna.